VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
I. INTRODUCTION
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. in order to strictly comply with the current regulations for the protection of Personal Data, in accordance with the provisions of Law 1581 of 2012, Decree 1074 of 2015 and other provisions that modify, add or complement them presents the following DATA PROTECTION POLICY (hereinafter “Processing Policy”) in order to protect the personal information provided by the Owners who have a relationship with VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. such as partners, suppliers, customers, employees, contractors and any other natural person from whom VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. obtains, collects, processes or treats personal data, whether such treatment is carried out by VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. or by third parties on behalf of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S..
The Treatment Policy aims to protect the constitutional right of Habeas Data that all persons have to know, update, and rectify the information that has been collected and stored in the various databases of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. and in compliance with this right only collects and treats Personal Data, when it has been previously authorized by the Holder, implementing for this purpose, clear measures on confidentiality and privacy of Personal Data. Likewise, it details the general corporate guidelines that are taken into account in order to protect the Personal Data of the Data Controllers, the purposes of information processing, the area responsible for handling complaints and claims, and the procedures that must be exhausted to know, update, rectify and delete the information and the respective channels so that they can exercise them.
II. DEFINITIONS
Personal data: Any information concerning or linked to determined or determinable natural persons.
Personal data subject: Natural person whose data are subject to processing. In the context of the present personal data processing policy, the data subjects may be: (i) Clients; (ii) Employees and Contractors; (iii) Suppliers; (iv) all those persons not related to VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. whose personal data is processed.
Personal database: Organized set of personal data that are subject to processing by a natural or legal person.
Sensitive data: It is personal data that affects the privacy of the Data Subject and whose incorrect use could generate discrimination. Among others, health data, sexual orientation data, racial and ethnic origin, political opinions, religious, philosophical or moral convictions are considered sensitive data.
Private data: Personal data that, due to its intimate or reserved nature, is relevant to the Data Subject.
Semi-private data: It is personal data known and of interest both for the owner and for a certain sector of people or for society in general, so it is not of an intimate, reserved or public nature.
Public data: It is that personal data qualified as such according to the Constitution and the law, and which has not been classified as private or semi-private personal data.
Habeas data: It is the right of the Holder of personal data to demand from the administrators of such data the access, inclusion, exclusion, correction, addition, updating and rectification of the data, as well as the limitation in its disclosure, publication or transfer.
Authorization: Prior, express and informed consent of the Data Subject to carry out the processing of personal data.
Privacy notice: Verbal or written communication addressed to the owners of the personal data that are being processed by the company, in which they are informed about the existence of the personal data processing policies that will be applied, how to access them, and the purposes for which their personal data will be used.
Data Controller: Natural or legal person of a public or private nature that by itself or in association with another or others decides on the processing of personal data.
Data Processor: A natural or legal person, public or private, that by itself or in association with others, carries out the processing of personal data on behalf of the controller.
Processing: Any operation or set of operations on personal data, such as collection, storage, use, circulation or deletion.
Custodian of the databases: Natural person, within the company, who is the custodian of the personal databases.
Transmission: Processing of Personal Data that involves the communication to a third party of the same, within or outside the territory of the Republic of Colombia, when such communication has as its purpose the performance of a Processing by the Processor in the name and on behalf of the Controller, in order to comply with the purposes of the latter.
Transfer: The Transfer of Personal Data takes place when the Controller and/or Processor of Personal Data sends the information or personal data to a recipient, which in turn is responsible for the processing and is located inside or outside the country.
Violation of personal data: This is the crime typified in article 269 of the Penal Code. Which states: “Whoever, without being authorized to do so, for his own benefit or that of a third party, obtains, compiles, subtracts, offers, sells, exchanges, sends, buys, intercepts, discloses, modifies or uses personal codes, personal data contained in files, archives, databases or similar means, shall incur a prison sentence of forty-eight (48) to ninety-six (96) months and a fine of 100 to 1000 legal monthly minimum wages in force.”
Ways to collect personal data: VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. may know, collect, store, manage the information of the owner of the information in accordance with the policy of data use contained in this document through the following means: (i) use of the website of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S..A.S.; (iii) subscription of any type of contract, alliance and/or agreement with VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.; (iv) registration as a supplier or contractor of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.; (v) registration as a supplier or contractor of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
III. GUIDING PRINCIPLES FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
According to the provisions of Title II of the Statutory Law 1581 of 2012, the protection of personal data shall be governed by the harmonious and comprehensive application of the following principles:
Principle of legality in the processing of personal data: The processing of personal data referred to in Statutory Law 1581 of 2012 is a regulated activity that must be subject to the provisions set forth therein and in the other provisions that develop it.
Principle of purpose: The processing of personal data must obey a legitimate purpose in accordance with the Constitution and the law, which must be informed to the Data Subject.
Principle of freedom: The processing of personal data can only be exercised with the prior, express and informed consent of the Data Subject. Personal data may not be obtained or disclosed without prior authorization, or in the absence of legal or judicial mandate that relieves the consent.
Principle of truthfulness or quality: The information subject to processing must be truthful, complete, accurate, updated, verifiable and understandable. The processing of partial, incomplete, fractioned or misleading data is prohibited.
Principle of transparency: In the processing of personal data, the right of the Data Subject to obtain from the Controller or Processor, at any time and without restrictions, information about the existence of data concerning him/her, must be guaranteed.
Security Principle: The information subject to processing by the Data Controller or Data Processor referred to in the Statutory Law 1581 of 2012, shall be handled with the technical, human and administrative measures necessary to provide security to the records avoiding their adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access.
Principle of confidentiality: All persons involved in the processing of personal data that are not of a public nature are obliged to guarantee the confidentiality of the information, even after the end of their relationship with any of the tasks involved in the processing, and may only provide or communicate personal data when this corresponds to the development of the activities authorized in the Statutory Law 1581 of 2012 and under the terms of the same.
Principle of restricted access and circulation: The treatment is subject to the limits derived from the nature of the personal data, the provisions of the Statutory Law 1581 of 2012 and the Constitution. In this sense, the processing may only be carried out by persons authorized by the Holder and/or by the persons provided for in the aforementioned law.
IV. HOLDER’S RIGHTS
In compliance with the fundamental rights enshrined in the Constitution and the law, and without prejudice to the provisions of the other rules governing the matter, the Owners of the personal data may exercise the following rights free of charge and without limitation:
Right of access to your personal information subject to processing.
Right to update personal data subject to processing.
Right to rectification of personal data subject to processing.
Right to object to personal data being processed
The right to request the deletion of personal data when the processing does not respect the principles, rights and constitutional and legal guarantees.
The right to request proof of the authorization given for the treatment.
Right to revoke consent to the processing of personal data.
The right to file complaints and claims before the Superintendence of Industry and Commerce for violations of the provisions of the Statutory Law 1581 of 2012 and other regulations that modify, add or complement it.
The right to be informed by the Responsible and/or Charged of the use and treatment that will be given to the personal data, as well as of the modifications and updates of the protection policies, security measures and purposes.
V. HOW THE DATA IS COLLECTED
Form of collection of Users’/Customers’ personal data:
The collection of personal data of potential users and users of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S., will be carried out in the following ways:
- By automatically storing the data of users who access the website of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. through the use of cookies. Some of the data that can be stored automatically are the URL, the browser used, IP address among others.
- Through the exchange of e-mails.
- Through access to the company’s website.
How the data is collected from workers or candidates
The collection of personal data from employees will be done in the following ways:
- Through the academic resumes of the candidates.
- Through an employment or service contract.
- Through employees’ academic resumes.
- Through the VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. application form or job application form.
- In the development of job interviews.
- By means of affiliation forms to Health Centers.
Suppliers and Contractors Collection Form
The collection of personal data from suppliers will be done in the following ways:
- Through service offerings.
- Through the exchange of e-mails.
- Through a service contract.
- Through service portfolios.
- Through meetings or telephone communications.
Form of Partners’ collection of personal data of members
The collection of personal data from members will be done in the following ways:
- Through the subscription of shares.
- Through meetings of management bodies or general shareholders’ meetings and their respective notices.
- Through the exchange of e-mails or other means of communication with shareholders.
VI. PURPOSES OF THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
The Personal Data collected by VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. are included in a Database to which VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. authorized personnel have access in the exercise of their functions, warning that in no case is authorized the Processing of the information for purposes other than those described herein, and that they are communicated to the Holder directly at the time of collection at the latest.
Purpose of processing the personal data of Users/Customers
- The collection, storage, use and/or circulation of personal data of users of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. has as its main purpose to provide the services offered and/or contracted in an appropriate manner. Therefore, the purposes of collection and processing of Personal Data of Users, contractors and employees of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will be the following:
- Order, catalog, classify, divide or separate and store personal data within VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. systems and files.
- Perform processes within the company, for operational development and/or systems administration purposes.
- Administrative, commercial and advertising uses established in the agreements signed with customers.
- Accounting, economic, fiscal and administrative management of clients.
In the event that other types of purposes are used in the processing of personal data, the prior, express and informed authorization of the Data Subject will be requested.
Purpose of the processing of employee and candidate data
Before starting the employment relationship, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will inform the candidates in the selection processes the purposes of the treatment that will be given to the personal data provided in this process, and will be responsible for requesting the corresponding authorization for its treatment, which will be limited to:
- Classifying, storing and archiving the personal data of the candidates of the selection processes.
- Verify and obtain references from natural or legal persons, former employers provided by the candidates in resumes, forms, among others.
- Deliver or transmit the information to third parties in charge of the selection processes.
- Verify, compare and evaluate the work and personal competencies of prospects against the selection criteria.
- Comply with the legal duties to which the company is bound.
- The sending of job offers.
The collection and processing of personal data of employees will be done in order to develop the activities agreed between VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. and its employees, as well as to carry out the following activities:
- To carry out maintenance, development and/or control of the labor relationship between the Data Subject and VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
- To advance processes within the company, for operational development and/or systems administration purposes.
- Perform economic, accounting, tax and administrative management records, for the management of collections and payments, invoicing and compliance with financial obligations.
- Perform tax returns or management of tax information and collection.
- Contact of a guardian in case of emergency.
- Insure employees in the Social Security System.
- Perform human resources management in matters related to training, temporary employment, social benefits, occupational risk prevention, employment promotion and management, personnel selection, time control and, in general, payroll matters.
- Manage labor social benefits, pensions, subsidies and other economic benefits.
- Request information on credit accounts, deposits, compliance with financial obligations and pension fund management for the fulfillment of obligations and the normal development of the labor relationship.
- Process the preparation of certifications related to your status as an employee, such as income and withholding certificates, labor certificates, etc.
- Security and building access control.
- Inform clients about the work team.
- Make reports to the inspection, surveillance and control authorities.
- Process responses to requests from administrative or judicial entities.
- All other administrative, commercial and labor uses that are established in the contracts or that derive from their work activity.
- Analysis and evaluation of the employee’s academic background.
- Conservation of the information for the terms established in the Law, especially the one referring to the information of the books and papers of the merchant that must be stored for a period of ten (10) years, as provided in Article 28 of Law 962 of 2005.
In the event that other types of purposes are used in the processing of personal data, the prior, express and informed authorization of the Data Subject will be requested.
Purpose of the processing of Contractors’ personal data
The collection and processing of personal data of suppliers will be done in order to contact and contract the products or services that VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. requires for the normal functioning of its operation, in the same way it will have the following purposes:
- Request or perform consultancies, audits, advisories or services related to suppliers and contractors.
- Comply with the company’s internal processes for supplier and contractor management.
- To advance processes within the company, for operational development and/or systems administration purposes.
- Perform tax returns or management of tax information and collection.
- Maintain a record of supplier information.
- Make reports to the inspection, surveillance and control authorities and/or respond to the requirements of administrative entities.
- Perform supplier and contractor management, collections and payments.
- Check in and check out of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. facilities.
- Verify the information provided by suppliers and contractors to control and prevent fraud.
- Manage administrative procedures to develop any other activity in compliance with the relationship between suppliers, contractors and VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
- Conservation of the information for the terms established in the Law, especially the one referring to the information of the books and papers of the merchant that must be stored for a period of ten (10) years, as provided in Article 28 of Law 962 of 2005.
- All other administrative and commercial uses established in the contracts or deriving from its activity.
For other purposes or treatment, prior, express and informed authorization will be requested from the Data Subject.
Purpose of the processing of Members’ personal data
The collection and processing of personal data of the members of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will be of a private nature and will be carried out in order to allow the exercise of rights and duties related to such condition, as well as to carry out the following purposes:
- To perform the economic, accounting, fiscal and administrative management record.
- To issue certifications related to the ownership of shares, as well as the issuance of share certificates and any others necessary for the proper development of the corporate purpose, subject to their authorization.
- To carry out processes within the Institution, for operational development and/or systems administration purposes.
- To carry out any other purpose necessary for the development of the rights and duties inherent in their capacity as shareholders.
- Conservation of the information for the terms established in the Law, especially the one referring to the information of the books and papers of the merchant that must be stored for a period of ten (10) years, as provided in Article 28 of Law 962 of 2005.
For other purposes or treatment, prior, express and informed authorization will be requested from the Data Subject.
VII. AUTHORIZATION AND CONSENT OF THE OWNER
The consent and authorization by the data subject is a constitutional and legal requirement that must be met by the persons responsible for the processing of personal data. The consent must comply with the following assumptions:
Prior: The authorization must be given by the Holder of the information prior to any type of processing of personal data.
Express: The authorization must be given in an unequivocal, clear and specific manner.
Informed: The Data Subject must clearly understand the purpose for which his or her personal data will be processed and the purposes that may derive from the processing of such data.
VIII. PROCESSING OF SENSITIVE PERSONAL DATA
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will not collect, store or process sensitive data, unless it is strictly necessary. If such a situation arises, it will not carry out any processing without the prior, informed and express authorization of the data subject, except in cases where the law does not require the granting of such authorization and any of the following exceptions are present:
- When the processing is necessary to safeguard the vital interest of the Data Subject and the Data Subject is physically or legally incapacitated.
- When the processing is carried out in the course of legitimate activities and with due guarantees by a foundation, NGO, association or any other non-profit organization, whose purpose is political, philosophical, religious or trade union, provided that it refers exclusively to its members or to persons who maintain regular contacts by reason of its purpose, in which cases, the data may not be provided to third parties without the authorization of the Data Controller.
- When the processing refers to data that are necessary for the recognition, exercise or defense of a right in a judicial process.
- When the processing has a historical, statistical or scientific purpose. In this event, the measures leading to the suppression of the identity of the Holders must be adopted.
- When it is carried out in compliance with a public or administrative order in the exercise of its legal functions or by court order.
The answers to the questions about sensitive data are optional, therefore, they will not be mandatory. In any case, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will strictly observe the legal limitations to the Processing of Sensitive Data. VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will not, in any case, condition any activity to the provision of Sensitive Data. Sensitive Data will be treated with the greatest possible diligence and with the highest security standards. Limited access to Sensitive Data will be a guiding principle to safeguard the privacy of such data and, therefore, only authorized personnel may have access to this type of information.
Sensitive data may not be processed for purposes other than those expressly authorized by the Data Subject.
IX. PROCESSING OF PERSONAL DATA OF CHILDREN AND/OR ADOLESCENTS
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will endeavor not to process any data of children and adolescents under 18 years of age. The use of the platform is only for adults. However, in the event that minors under 18 years of age with legal capacity want to use the service, they must have the express authorization of their legal representative.
Should the processing of data of minors occur, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will guarantee, as Data Controller, that such personal data will be treated properly, applying the principles and obligations established in Law 1581 of 2012 and other provisions on the protection of personal databases in force.
The treatment of personal data of children and adolescents will have a special treatment and rigorous measures for their protection. Those data that are not of a public nature shall comply with the following parameters and requirements.
- Respond to and respect the best interests of children and adolescents.
- Respect for the fundamental rights of children and adolescents shall be ensured.
- The opinion of the minor shall be valued when he/she has the capacity and autonomy to understand the matter.
In any case, it shall correspond to the legal representatives of children and adolescents to grant authorization to proceed with the processing of personal data of minors, if the authorization of the representative is not available, the data will not be processed and the service will not be provided to the minor.
X. NATIONAL OR INTERNATIONAL TRANSMISSION AND/OR TRANSFER
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will be able to share the information of the personal data with those third parties that are necessary for the development of its activities and corporate purpose, always protecting the rights and information of the owner of the data.
The Transmission or Transfer of Personal Data that is carried out shall observe the rules provided for such purpose by the applicable regulations and the controlling authority, especially the following:
- In the case of domestic transmission or transfer of personal data, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. will ensure compliance with the requirements of current data protection legislation and protection measures by the processor or new data controller, as the case may be.
- In the case of an international transfer, it must be ensured that the country receiving the personal data provides adequate levels of protection, in the manner established by the Control Authority in
Colombia, in order for it to issue the declaration of conformity referred to in the first paragraph of article 26 of Law 1581 of 2012. When the receiving country does not comply with adequate data protection standards, the transmission or transfer shall be prohibited unless one of the following legal exceptions is configured:
- That the Data Subject has given express and unequivocal authorization for the transfer or transmission of data.
- Exchange of medical data when required by the treatment of the Data Subject for reasons of public health and hygiene.
- Bank or stock exchange transfers, in accordance with the applicable legislation.
- Transfers agreed within the framework of international treaties to which Colombia is a party, based on the principle of reciprocity.
- Transfers necessary for the execution of a contract between the Data Subject and the data controller, or the execution of pre-contractual measures, provided that the Data Subject’s authorization has been obtained.
XI. VALIDITY
The Personal Data that is stored, used or transmitted will remain in the databases of VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. for the time necessary to fulfill the purposes set forth in this manual or for the Company to comply with its legal duties.
However, the information will be reviewed every year to verify the veracity of the data and the purpose of continuing with its treatment. If necessary, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. reserves the right to modify this Policy unilaterally.
Política de Tratamiento de Datos Personales
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
I. INTRODUCCIÓN
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. con la finalidad de dar cumplimiento estricto a la normatividad vigente de protección de Datos Personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 del 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen presenta la siguiente POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante “Política de Tratamiento”) con el propósito de proteger la información personal brindada por los Titulares que tengan relación con VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. como lo son socios, proveedores, clientes, empleados, contratistas y cualquier otra persona natural de la cual VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. obtenga, recolecte, procese o trate datos personales, sea que dicho tratamiento sea realizado por VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. o por terceras personas que lo hagan por encargo de ésta.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales. Así mismo, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades de Tratamiento de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.
II. DEFINICIONES
Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.
Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (i) Clientes; (ii) Empleados y Contratistas; (iii) Proveedores (iv) todas aquellas personas no vinculadas a VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. de quien se haga tratamiento de los datos personales.
Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.
Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.
Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.
Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.
Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.
Habeas data: Es el derecho que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”
Formas de recabar los datos personales: VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) uso de la página web de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. (iii) suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S..; (iv) Inscripción como proveedor o contratista de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
III. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:
Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES
En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:
Derecho al acceso a su información personal objeto de tratamiento.
Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento.
Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
V. FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS
Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes:
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S., se realizará de las siguientes formas:
- Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la web de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. por el uso de cookies. Algunos de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, dirección IP entre otros.
- Mediante el intercambio de correos electrónicos.
- A través del acceso a la página Web de la compañía.
Forma de recolectar los datos de los Trabajadores o candidatos
La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes formas:
- A través de las hojas de vida académicas de los candidatos.
- A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
- A través de las hojas de vida académicas de los empleados.
- A través del formato de ingreso a VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. o formato de solicitud de empleo.
- En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
- Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs.
Forma de recolección de Proveedores y Contratistas
La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:
- A través de ofertas de servicios.
- A través del intercambio de correos electrónicos.
- A través del contrato de prestación de servicios.
- A través portafolios de servicios.
- A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
Forma de recolección de Socios
Recolección de los datos personales de socios
La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes formas:
- A través de la suscripción de acciones.
- Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de accionistas y sus respectivas convocatorias.
- A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas.
VI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Los Datos Personales que recolecta VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. son incluidos en una Base de Datos a la cual tiene acceso el personal autorizado VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.
Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios / Clientes
- La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada. Por lo anterior, las finalidades de recolección y tratamiento de los Datos Personales de los Usuarios, contratistas y trabajadores de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. serán las siguientes:
- Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
- Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
- Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes.
- Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes.
De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
Finalidad de tratamiento de los datos de los trabajadores y candidatos
Antes de iniciar la relación laboral, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. informará a los candidatos en los procesos de selección las finalidades del tratamiento que se les dará a los datos personales que suministren en dicho proceso, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento, que se limitará a:
- Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
- Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
- Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
- Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
- Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.
- Envío ofertas de trabajo.
La recolección y tratamiento de los datos personales de los empleados se hará con el fin de desarrollar las actividades pactadas entre VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. y sus trabajadores, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:
- Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el Titular del dato y VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
- Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
- Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
- Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
- Contacto de un acudiente en caso de emergencia.
- Asegurar a los empleados al Sistema de Seguridad Social.
- Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
- Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas
- Solicitar información sobre cuentas de crédito, depósito, cumplimiento de obligaciones financieras y gestión de fondos pensionales para el acatamiento de las obligaciones a que haya lugar y el normal desarrollo de la relación laboral.
- Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
- Seguridad y control de acceso a los edificios.
- Informar a los clientes sobre el equipo de trabajo.
- Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control.
- Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
- Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad laboral.
- Análisis y evaluación de la formación académica del empleado.
- Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Contratistas
La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las siguientes finalidades:
- Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores y contratistas.
- Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
- Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
- Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
- Mantener un registro de la información de proveedores.
- Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
- Realizar gestiones de proveedores y contratistas y de cobros y pagos.
- Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
- Verificar la información aportada por los proveedores y contratistas, para controlar y prevenir el fraude.
- Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores, contratistas y VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.
- Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
- Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Socios
La recolección y tratamiento de los datos personales de los socios de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las siguientes finalidades:
- Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
- Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.
- Realizar Procesos al interior de la Institución, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
- Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.
- Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
VII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:
Previo: La autorización la debe dar el Titular de información de manera previa a cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.
Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de los mismos.
VIII. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
- Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
- Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
- Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
- Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias. En todo caso, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S.. observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular
IX. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de la plataforma solo es para mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran usar el servicio deberán contar la autorización expresa por parte de su representante legal.
De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. garantizará, como Responsable del Tratamiento, que dichos datos personales serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales vigentes.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos.
- Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
- Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.
En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.
X. TRANSMISIÓN Y/O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL
VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.
La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:
- Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.
- De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:
- Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia o transmisión de datos.
- Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.
XI. VIGENCIA
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este manual o para que la Empresa pueda cumplir con sus deberes legales.
Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento.
De ser necesario VENTURIA ANIMATION STUDIOS S.A.S. se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral.